Wydział Organizacyjny

Sekretarz Powiatu, Kierownik Wydziału

 

tel. 77 40 52 729 (pokój 17, I piętro)

Beata Malajka

Z-ca kierownika

tel. 77 40 52 748 (pokój 16, I piętro)

Sekretariat Starosty i Wicestarosty

tel. 77 40 52 720 (pokój 24, I piętro)

Kancelaria ogólna Starostwa

tel. 77 40 52 730 (pokój 27, I piętro)

Małgorzata Jakubiec

Nieodpłatna pomoc prawna, archiwum Starostwa

tel. 77 40 52 750 (pokój 26, I piętro)

Obsługa administracyjna Zarządu

tel. 77 40 52 727 (pokój 16, I piętro)

Obsługa Rady Powiatu i jej Komisji

tel. 77 40 52 739 (pokój 14, I piętro)

Anna Kramarz

Obsługa informatyczna Starostwa

tel.77 40 52 725 (pokój 33, II piętro)

Łukasz Grabowski

Piotr Łazaj

Koordynator do spraw dostępności

tel. 77 40 52 731 (pokój 26, I piętro)

Aleksandra Górczany

Wydział Organizacyjny (OR),

Zapewnia sprawną organizację i funkcjonowanie Starostwa.

Wydziałem Organizacyjnym kieruje Sekretarz Powiatu, będący jednocześnie kierownikiem Wydziału Organizacyjnego przy pomocy jednego zastępcy.

Do podstawowych zadań Wydziału należy:
1)    W zakresie organizacji i funkcjonowania Starostwa:
a)    opracowywanie projektów aktów prawnych niezbędnych do funkcjonowania Starostwa,
w tym Regulaminu Organizacyjnego oraz aktualizowanie i kontrolowanie przestrzegania ich wykonania,
b)    koordynowanie przygotowywania projektów uchwał, materiałów, sprawozdań, analiz
i informacji na sesje Rady, posiedzenia komisji Rady, posiedzenia Zarządu, dla potrzeb Starosty oraz organów nadzoru,
c)    podejmowanie działań usprawniających organizację pracy Starostwa oraz wdrażanie nowych metod i technik zarządzania,
d)    prowadzenie centralnego rejestru zarządzeń Starosty Kędzierzyńsko - Kozielskiego,
e)    obsługa organizacyjna i wg potrzeb obsługa protokólarna narad organizowanych przez Starostę,
f)    prowadzenie spraw związanych z podziałem administracyjnym Powiatu Kędzierzyńsko - Kozielskiego,
g)    organizacja obsługi interesantów, załatwiania skarg i wniosków, a w szczególności przyjmowanie interesantów w sprawach skarg i wniosków oraz interwencji przez Starostę, Wicestarostę i Sekretarza Powiatu,
h)    wykonywanie zadań związanych z wyborami,
i)    koordynacja prac związanych z obsługą Biuletynu Informacji Publicznej,
j)    prowadzenie zbioru umów i porozumień zawieranych przez Powiat z organami administracji państwowej lub samorządowej oraz w zakresie realizacji zadań powiatu,
k)    prowadzenie zbioru dokumentacji pokontrolnej, kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w Starostwie,
l)    prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie lub przetworzenie informacji publicznej, kierowanych do Starostwa,
m)    prowadzenie bieżącej obsługi centrali telefonicznej Starostwa w zakresie łączenia rozmów i udzielania informacji teleinformatycznych,
n)    obsługa elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej,
o)    prowadzenie archiwum zakładowego,
p)    prowadzenie ewidencji zbiorczej i sporządzanie sprawozdawczości nieodpłatnych punktów pomocy prawnej,
q)    prowadzenie innych ewidencji, rejestrów i zbiorów, niezastrzeżonych do właściwości pozostałych komórek organizacyjnych, wymaganych przepisami prawa,
r)    koordynowanie czynności w zakresie działalności lobbingowej,
s)    koordynowanie prac związanych z realizacją petycji,
t)    prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg i wniosków wpływających do Starostwa oraz przekazywanie ich komórkom organizacyjnym lub innym jednostkom do załatwiania według właściwości,
u)    dokonywanie okresowych analiz przyjmowania oraz załatwiania skarg i wniosków,
v)    koordynacja kontroli zarządczej.

2)    W zakresie prowadzenia kancelarii ogólnej Starostwa:
a)    przyjmowanie i wysyłanie korespondencji,
b)    obsługa systemu elektronicznej platformy usług administracji publicznej,
c)    prowadzenie rejestrów pism przychodzących i wychodzących.

3)    W zakresie obsługi Sekretariatu Starosty i Wicestarosty:
a)    prowadzenie Sekretariatu Starosty i Wicestarosty,
b)    prowadzenie kalendarium,
c)    przygotowywanie spotkań z udziałem Starosty,
d)    organizowanie spotkań w Gabinecie Starosty i Wicestarosty,
e)    organizacja i obsługa przyjęć interesantów,
f)    prowadzenie książki kontroli zewnętrznej.

4)    W zakresie obsługi administracyjnej Zarządu:
a)    obsługa organizacyjna i protokolarna posiedzeń Zarządu, przekazywanie ustaleń z Zarządu do realizacji według właściwości, a także sprawowanie nadzoru nad ich wykonaniem,
b)    koordynowanie przygotowywania uchwał Zarządu Powiatu,
c)    prowadzenie rejestru uchwał Zarządu oraz przekazywanie ich do realizacji właściwym adresatom,
d)    prowadzenie rejestru decyzji, postanowień Zarządu,
e)    prowadzenie ewidencji upoważnień i pełnomocnictw do załatwiania spraw w imieniu Zarządu, w tym do wydawania decyzji administracyjnych.

5)    W zakresie obsługi Rady Powiatu i jej Komisji:
a)    gromadzenie i przygotowywanie materiałów niezbędnych do pracy Rady i komisji,
b)    koordynowanie przygotowywania uchwał Rady Powiatu,
c)    przygotowywanie materiałów na posiedzenia Rady i komisji,
d)    protokołowanie obrad Rady i Komisji,
e)    prowadzenie rejestrów:
- uchwał Rady,
- uchwał komisji, zespołów i innych organów kolegialnych Rady,
- interpelacji, wniosków i zapytań radnych,
f)    przekazywanie do realizacji odpisów uchwał Rady, wniosków komisji, interpelacji, wniosków i zapytań radnych, skarg i wniosków wpływających do Rady Zarządowi Powiatu, Staroście lub właściwym jednostkom/komórkom organizacyjnym – według kompetencji oraz czuwanie nad terminowym ich załatwianiem,
g)    koordynowanie przygotowywania odpowiedzi na interpelacje radnych,
h)    przedkładanie organom nadzoru uchwał Rady,
i)    udzielanie pomocy radnym w wypełnianiu obowiązków radnego,
j)    prowadzenie zbioru aktów prawa miejscowego oraz przekazywanie aktów prawa miejscowego obowiązującego na obszarze Powiatu, stanowionych przez Radę, do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Opolskiego.

6)    W zakresie obsługi informatycznej:
a)    planowanie i rozwój informatyczny Starostwa,
b)    współuczestniczenie w dokonywaniu niezbędnych zakupów sprzętu informatycznego
i oprogramowania dla Starostwa,
c)    prowadzenie prac związanych z wdrażaniem nowych technologii rozwiązań informatycznych w komórkach organizacyjnych Starostwa, (przygotowaniem specyfikacji do przetargów, udział w prezentacjach nowych rozwiązań informatycznych) oraz zapewnienie prawidłowości i ciągłości funkcjonowania infrastruktury informatycznej,
d)    zapewnienie bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego Starostwa w zakresie:
- ochrony przed złośliwym kodem i szkodliwym oprogramowaniem,
-  systemu firewall,
- dostępu do internetu,
- wirtualnych sieci prywatnych (VPN),
- wykonywania, testowania oraz zabezpieczania kopii danych z serwerów,
- aktualizacji oprogramowania, w tym oprogramowania systemowego serwerów,
e)    prowadzenie podstawowych prac serwisowych oraz przeprowadzanie konserwacji sprzętu komputerowego, zgłaszanie zmian miejsca użytkowania sprzętu komputerowego komórce prowadzącej ewidencję środków trwałych,
f)    nadzór, administrowanie i konserwacja teleinformatycznej i serwerowej infrastruktury, systemów informatycznych oraz baz danych,
g)    zarządzanie sprzętem teleinformatycznym, oprogramowaniem oraz nadzór nad przestrzeganiem prawa autorskiego, licencji i ochrony danych osobowych,
h)    nadzór nad eksploatacją dostępu do sieci Internet oraz usług VPN,
i)    nadzór w zakresie administracyjnym nad oficjalną stroną internetową Starostwa oraz Biuletynem Informacji Publicznej,
j)    administrowanie systemem EPUAP - Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej,
k)    przygotowywanie materiałów w edytorze aktów prawnych „Legislator” i publikowanie ich w Dzienniku Urzędowym Województwo Opolskiego,
l)    przygotowywanie materiałów i korespondencja z wykorzystaniem systemu EPUAP,
m)    współadministrowanie systemem kont pocztowych pracowników i radnych, w tym dokonywanie odpowiednich przekierowań w przypadku zastępstw lub nieobecności pracowników,
n)    nadzór nad systemami informatycznymi działającymi w Starostwie,
o)    wspomaganie w tworzeniu i wysyłaniu elektronicznych sprawozdań do GUS, RIO, Urzędu Skarbowego (MF), ZUS.

7) W zakresie spraw związanych z zapewnieniem dostępności:

a) dokonywanie inwentaryzacji obiektów budowlanych oraz określenie minimalnych wymagań obiektów Starostwa w zakresie ich dostępności,
b) wsparcie osób ze szczególnymi potrzebami w dostępie do świadczonych usług świadczonych przez Starostwo Powiatowe w Kędzierzynie-Koźlu,
c) monitorowanie działalności Starostwa w zakresie zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami oraz prowadzenie działań promujących dostępność,
d) przygotowywanie i koordynacja wdrożenia planu działania na rzecz poprawy zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, zgodnie minimalnymi wymaganiami służącymi zapewnieniu dostępności, określonymi w art. 6 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom z szczególnymi potrzebami,
e) opracowywanie raportu o stanie zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, o którym mowa w art. 11 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami,
f) przedstawianie Staroście bieżących informacji o podejmowanych działaniach
z zakresu realizowanych zadań.